延安大学会计档案管理办法  

   

为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局新修订的《会计档案管理办法》（自2016年1月1日起施行）等有关法律和行政法规，结合我校实际，制定本办法。  

第一条  会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映各项经济业务事项,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。  

第二条  财务处和档案馆负责学校会计档案的管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。  

第三条  我校应归档的会计资料具体包括：  

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证；  

    (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；  

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（预算、决算）以及会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告；  

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。  

   第四条 我校可利用计算机、网络通信等信息技术手段管理的电子会计档案，但电子会计档案必须同时满足以下条件：  

1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;  

　　2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;  

　　3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;  

　　4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;  

　　5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;  

　　6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。  

第五条  会计凭证经复核人员复核后无误后，交由会计档案管理员按照凭证编号顺序时装订成册，以便保管和使用。  

第六条  为便于查阅，装订成册的会计凭证应在封面上注明凭证所属日期、种类、张数等。  

第七条  人员工资明细表等应按年度分月整理装订成册，并在封面上注明账簿名称、单位名称、所属日期，加盖记账员名章、会计主管名章、档案员名章和财务公章。  

第八条  财务处档案室原则上只保留两年内的会计档案，超过两年的应在每年3月移交学校档案馆保存。移交档案前，财务处档案员应按照学校档案管理要求，填写移交清册（包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限等）。  

第九条  纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。  

档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。  

第十条  学校设置会计档案管理岗位，负责会计档案管理。出纳员不得兼任会计档案的管理工作。  

第十一条  会计档案原则上不得借阅，如有特殊需要，借阅人提出书面申请，经财务处领导同意，可以提供查阅或复制，由档案管理人员负责办理登记手续，并及时收回。  

财务处人员借阅当年会计档案，由科长审批，借阅往年会计档案，须经财务处长审批；其他人员借阅会计档案，必须经财务处长审批。  

第十二条  三年内的会计档案，由财务处档案管理员负责查阅。如需复印原始凭证，须经财务处长同意方可执行，会计档案不得由外单位人员借出复印，必须由财务人员一并前往复印地点复印，并及时收回会计档案。  

第十三条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。  

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。  

第十四条  学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。  

　　第十五条 会计档案鉴定工作由档案馆牵头,组织财务处、审计处、监察处等机构或人员共同进行。  

　　第十六条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:  

　　(一)档案馆编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。  

　　(二)校长、档案馆馆长、财务处处长、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。  

　　(三)档案馆负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。  

　　电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由档案馆、财务处和网络中心共同派员监销。  

　　第十七条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。  

　　单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。  

第十八条  行政事业性收费票据存根，依据国家教育部转发财政部《行政事业性收费和政府性基金票据管理规定》要求，存满五年后，根据陕西省财政厅票据管理要求，填写销毁清单进行销毁，同时备案存档。  

第十九条  上级主管部门下发文件、校内有关文件、处内有关文件等，执行文书档案管理规定，不适用本办法。  

第二十条  本办法自发文之日起执行，由财务处和档案馆负责解释，原《延安大学会计档案管理办法》（延大发【2003】40号）同时废止。  

附件： 事业单位会计档案保管期限表